Debitorenbuchhaltung als Schuldeneintreiber

Debitorenbuchhaltung als Schuldeneintreiber

Die Debitorenbuchhaltung hat den Überblick über die ausstehenden Zahlungen des Unternehmens.

Debitorenbuchhaltung

In der Debitorenbuchhaltung wird viel mit den roten Zahlen anderer Leute gearbeitet. Dort wird akribisch festgehalten, wer dem Unternehmen welche Summen an Geld schuldet. Allerdings vergreifen sie sich beim Geldeintreiben nur sehr selten an der Anzahl der Finger ihrer Schuldner.

Was bedeutet der Begriff „Debitorenbuchhaltung“?

Das Tätigkeitsfeld der Debitorenbuchhaltung stellt einen wichtigen Teilbereich der Finanzbuchhaltung dar. Es befasst sich mit der Erfassung und Verwaltung von Transaktionen mit Geschäftspartnern, welche in diesem Fall die Rolle eines Debitors inne haben. Ein Debitor ist in der Geschäftswelt ein Schuldner, der allerdings noch den Status eines Kunden genießt und auch als solcher angesehen wird. Die Erfassung der offen bestehenden Beträge an das Unternehmen hat dabei weit mehr als eine rein dokumentarische Funktion. Diese Informationen sind auch für die weitere Planung des Unternehmens bezüglich seiner Liquidität und seiner weiteren Geschäftsbeziehungen mit dem jeweiligen Debitor von großer Bedeutung. Insgesamt gliedert sich die Debitorenbuchhaltung in zwei große Aufgabenbereiche: Das Forderungsmanagement und das Informationsmanagement.

Das Forderungsmanagement als Teilbereich der Debitorenbuchhaltung

Unter dem Begriff Forderungsmanagement werden alle Maßnahmen gefasst, die ein Unternehmen im Zusammenhang mit offenen Rechnungen ihm gegenüber ergreifen kann. Zentrales Element ist dabei das Mahnwesen. So sind es sehr häufig die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung, die Mahnungen verfassen und versenden. Erfolgt weder auf die erste Mahnung, noch auf die zweite Mahnung mit Kündigungsandrohung und die letzte Mahnung eine Reaktion des Schuldners, so werden entsprechende Maßnahmen in Zusammenarbeit mit einer Anwaltskanzlei und einem Inkassobüro eingeleitet. Scheitert auch dieser Versuch der außergerichtlichen Einigung, wird die Debitorenbuchhaltung die entsprechenden Schritte für eine Gerichtsverhandlung einleiten.

Das Informationsmanagement als Teilbereich der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung verfügt über zwei Arten von Informationen: Solche über den noch ausstehenden und damit zu erwartenden Zahlungsfluss an das Unternehmen und solche über das Zahlungsverhalten des entsprechenden Kunden.

Die Informationen über die ausstehenden Zahlungen sind insofern für das Unternehmen von Bedeutung, als dass die ausstehenden Rechnungen von großer Bedeutung für die Liquidität des Unternehmens sein können und davon die längerfristige Investitionsplanung der Unternehmung beeinflusst werden kann. Das Management muss immer über die genaue finanzielle Lage informiert sein um eventuelle operative oder sogar strategische Entscheidungen fällen zu können.

Die Informationen über die Kunden können vor allem für zukünftige Geschäfte sehr wertvoll sein. So lässt das aktuelle Zahlungsverhalten eines Debitors häufig auch Rückschlüsse über seine generelle Zahlungsmoral zu. Außerdem kann die Debitorenbuchhaltung in manchen Fällen sogar Schlüsse über die generelle finanzielle Lage des Geschäftskunden ziehen. Sollte sich zum Beispiel abzeichnen, dass ein Debitor ein Kandidat für eine Insolvenz ist, kann das Unternehmen in manchen Fällen noch rechtzeitig reagieren und die Lieferungen an eben jenen Kunden einstellen, bevor die offenen Rechnungen so groß werden, dass auch das eigene Unternehmen von einer Insolvenz des Kunden in Mitleidenschaft gezogen wird. Dafür benötigen die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung ein besonderes Gespür für geschäftliche Prozesse, einschlägige Erfahrung in diesem Berufsfeld und vor allem eine gut fundierte Ausbildung.